comment rédiger un Email pertinent?

l’email (electronic mail) est à la base un simple moyen de communication parmis les nombreux autres outils qu’internet propose aujourd’hui. Mais en très peu de temps l’Email est passé d’ outil de communication informel en une véritable arme marketing. Dans les stratégies d’Emailing et même dans certaines stratégie de prospection c’est le premier moyen de contact avec le prospect (individu ou entreprise) parfois même avant le coup de fil. Donc il m’a semblé interessant de revisiter les quelques règles qui peuvent contribuer à augmenter votre taux de réponses ou de retour aux différents mails que vous pourrez être amenés à faire:

Rester poli: il faut avoir un style simple et concis en utilisant le nom de la personne (attention bien vérifier l’orthographe de son nom et s’assurer que l’on utilise pas un style familier. N’utilisez jamais des émoticônes, ou des plaisanteries ou des abréviations que les autres personnes pourraient mal comprendre. Restons professionnels.

Avoir une structure de texte: il faut toujours commencer par les salutations même si c’est une réponse à un E-mail écrire lisiblement en séparant les grandes idées en paragraphes différents. Prenez donc le temps de faire bonne impression surtout envers une personne que vous ne connaissez pas

Faire le lien avec le téléphone: de nombreux spécialistes d’Email conseillent de proposer à l’interlocuteur de le rappeler après la réception du mail. la voix permet de créer un lien beaucoup plus chaleureux que l’email qui est froid.

Soyez bref: un bon E-mail professionnel n’exède pas 15 lignes; si vous avez beaucoup d’informations à transmettre il est préférable de créer des pièces jointes ou alors dans le même Email d’utiliser un paragraphe introductif dont le but est de résumer le contenu de votre message.

Toutefois n’oubliez pas qu’un E-mail peut être interprété différemment par le destinataire à ce propos ne manquez pas d’accorder un délai de préférence très court à la réception d’un accusé de réception sinon décrochez le téléphone et assurez vous que le message a bien été reçu et surtout bien compris.